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Technische Expertise ist das wichtigste Kriterium für europäische Unternehmen, die einen Outsourcing-Partner wählen. Doch diese Expertise muss zu akzeptablen Kosten verfügbar sein, wie eine neue, von Xerox in Auftrag gegebene Studie der International Data Corporation (IDC) zeigt. Für 85% der europäischen Unternehmen (Schweiz: 88%) sind das technische Können und für 83% (Schweiz: 80%) die Kosten dieser Dienstleistungen die wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines Outsourcing-Partners, wie die Untersuchung ergeben hat. Externe Fähigkeiten sind für die grosse Mehrheit der Gesellschaften unentbehrlich, denn 90% (Schweiz: 88 %) der befragten Unternehmen sind nicht in der Lage, die Kosten für ihr Dokumentenmanagement zu eruieren. Für 25% (Schweiz: 32%) aller europäischen Unternehmen liegt der Hauptgrund für den Beizug externer Leistungen darin, dass die nötigen Ressourcen intern nicht verfügbar sind.

Gemäss der IDC-Studie arbeiten 60% (Schweiz: 66%) der europäischen Unternehmen mit externen Partnern zusammen oder planen eine solche Zusammenarbeit. Bei entsprechenden Verträgen werden die Sicherheit von Unternehmensinformationen, die Kostenreduktion und die operationelle Flexibilität als besonders wichtig betrachtet. Während die Unternehmen bereit sind, mehr für massgeschneidertes Wissen und Können zu bezahlen, zählen auch gute Referenzen und innovative Leistungen zu den fünf wichtigsten Kriterien bei der Suche nach externen Partnern.

In einem wachsenden Outsourcing-Markt steigt auch die Nachfrage nach der Umsetzung von Modellen für die Dokumentenverwaltung. «Der Mangel an verfügbaren Informationen über die Kosten solcher Prozesse macht es für Führungskräfte sehr wichtig, den bestehenden Aufwand für das Dokumentenmanagement zu erkennen», sagte Jamie Snowdon, Forschungsleiter von IDC Europa. Können nicht alle diese Kosten oder zumindest ein Hauptteil davon berechnet werden, sind nachfolgende Prozesse im Dokumentenbereich höchstwahrscheinlich ineffizient, oder es lassen sich keine Kosteneinsparungen erzielen. «Unternehmen müssen wirklich entscheiden, ob es sich dabei um ihr Kerngeschäft handelt oder ob sie einen externen Partner einbeziehen sollten.»

Gesamthaft glauben 62% (Schweiz: 76%) der höheren Führungskräfte, die interviewt wurden, dass das Outsourcing in den jeweiligen Ländern eine akzeptierte Geschäftspraxis ist. Für 52% (Schweiz: 64%) der befragten Personen gilt dies auch für das Outsourcing von Geschäftsprozessen. Je nach Land wird Outsourcing allerdings sehr unterschiedlich beurteilt. Die Zustimmung reicht von 14 bis 70%. Vor allem in den Ländern Mittel- und Osteuropas steckt Outsourcing im Geschäftsalltag noch in einem frühen Stadium.